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Die 10 goldenen Regeln des erfolgreichen Mahnens

Fachbeitrag

Die 10 goldenen Regeln des erfolgreichen Mahnens

Der heutige Beitrag beschäftigen sich mit dem unangenehmen Thema des Zahlungsverzuges und versucht Ihnen eine Anleitung zur Verfügung zu stellen, um bereits zu Beginn des Vertragsverhältnisses entsprechende Maßnahmen zur Fehlervermeidung zu treffen.

Regel Nr.1: Absprachen schriftlich fixieren!

Es wird dringend geraten, die Verträge und auch die sonstigen Absprachen schriftlich festzuhalten, insbesondere sind der Gegenstand der Leistung sowie der zu zahlende Betrag unmissverständlich darzustellen.

Regel Nr.2: Insolvenzschutz

Soll die Rechnung nicht sofort beglichen werden, vereinbaren Sie einen einfachen oder verlängerten Eigentumsvorbehalt, so dass der Vertragspartner erst dann Eigentümer der Ware wird, wenn die Gegenleistung vollständig erbracht wurde. Ihre weiterhin bestehende Eigentümerstellung an der Ware wird im Fall der Insolvenz des Schuldners besonders berücksichtigt! Anzuraten ist eine grundsätzliche Regelung in Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen, so dass nicht für jeden Vertragsabschluss eine neue Regelung getroffen werden muss.

Regel Nr.3: Ordnungsgemäße Rechnung

Versichern Sie sich, dass der richtige Adressat der Leistung auf der Rechnung aufgeführt und der Leistungszeitpunkt genau festgehalten ist. In einem möglichen Gerichtsverfahren ist es von entscheidender Bedeutung, gegen wen der Anspruch zu richten ist. Einige Gesellschaften sind in ihrer Haftung auf das Gesellschaftsvermögen beschränkt! Es ist daher gezielt nachzufragen, wer der Besteller oder Vertragspartner ist.

Regel Nr.4: Verbindliches Zahlungsziel

Vermeiden Sie lapidare Formulierungen der Zahlungsfrist! Ein eindeutig festgelegtes Zahlungsziel verdeutlicht dem anderen Teil bis wann die Gegenleistung zu erbringen ist. Nicht etwa: „Zahlbar 14 Tage nach Erhalt der Rechnung“!

Regel Nr.5: Doppelt hält besser!

Wir hören immer wieder, dass der Schuldner behauptet die Rechnung niemals erhalten zu haben. Vermeidbar wären derartige Einwände durch Versendung per Einschreiben, was allerdings unnötige Kosten verursacht, es ist ausreichend, wenn Sie zur Beweissicherung des Zuganges beim Schuldner die Rechnung einfach per Fax oder Email mit entsprechender Lesebestätigung versenden. Der Zugang des Schreibens ist besonders relevant für den Lauf bestimmter Fristen und die Geltendmachung eines späteren Verzugsschadens.

Regel Nr.6: Abnahme bzw. Entgegenahme bestätigen lassen

Lassen Sie sich von Ihrem Gegenüber die vertragsgemäße Leistung bestätigen. Insbesondere bei Werkverträgen ist die Erklärung der Abnahme Voraussetzung dafür, dass Ihr Anspruch auf Zahlung der Gegenleistung fällig wird.

Regel Nr.7: Keine Zahlung? Handeln Sie!

Ist der Zahlungstermin verstrichen, ohne dass Zahlungen eingegangen sind, besteht nunmehr dringender Handlungsbedarf. Fertigen Sie am besten ein Musterschreiben an, indem Sie den Kunden höflich aber bestimmt an seine Zahlungsverpflichtung erinnern. Die Fristen sind grundsätzlich frei wählbar, von uns empfohlen wird ein Mahnrhythmus von 10 Tagen, auch hier mit eindeutiger Fristsetzung.

Regel Nr.8: Voraussetzungen für den Verzug schaffen

Wichtig für den Ersatz von Verzögerungsschäden ist es, den Kunden in Zahlungsverzug zu setzen. Ist Ihr Vertragspartner ein Unternehmer so kommt er nach der Vorschrift des §286 III BGB nach Ablauf von 30 Tagen nach Zugang der Rechnung in Verzug. Handelt es sich um einen Verbraucher, greift diese Regelung allerdings nicht, wenn ein ausdrücklicher Hinweis auf der Rechnung unterbleibt.

Regel Nr.9: Mahngebühren und Verzugszinsen

Ist der Schuldner nunmehr in Zahlungsverzug geraten, können Sie nun Mahngebühren im angemessenen Umfang geltend machen. Die Gerichte erkennen in der Regel eine Gebühr von 1,00 bis 5,00 Euro als rechtmäßig an. Weiterhin beginnt mit dem Eintritt des Verzuges die Zinsuhr gegen den Schuldner zu laufen und berechtigt Sie, von nun an auch diesen Schaden geltend zu machen. Gegenüber einem Unternehmer können Sie sogar eine Verzugsschadenspauschale in Höhe von 40,00 € geltend machen, soweit es sich um eine Entgeltforderung handelt.

Regel Nr.10: Hilfe von Profis suchen

Sollte sich der Schuldner trotz aller Bemühungen Ihrerseits weiterhin weigern zu zahlen, ist die Hilfe von Forderungsprofis anzuraten. Spätestens bei der Beantragung des Mahnbescheides ist ein fundiertes rechtliches Grundwissen erforderlich. Bereits die Wahl des richtigen Anspruchsgegners kann mitunter erhebliche Schwierigkeiten bereiten, wenn es sich um eine Gesellschaft handelt.  Besonders teuer kann es werden, wenn übersehen wird, dass die Forderung bereits verjährt ist und der Schuldner sich auf die Einrede der Verjährung beruft.
In diesem Sinne wünschen wir viel Erfolg und stehen Ihnen gerne jederzeit zur Eintreibung der offenen Forderung zur Seite.

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