Forderungsausfälle – Vorbeugen ist die beste „Medizin“!
Das neue Geschäftsjahr steckt noch in den Kinderschuhen und der Arbeitsmotor läuft erst langsam an. Diese Zeit sollten Sie nutzen, um den Ablauf in der Rechnungsstellung bzw. Auftragsbearbeitung zu überprüfen, insbesondere im Hinblick auf die Prävention möglicher Forderungsausfälle. Folgende Hinweise sollten im Arbeitsprozess zwingend beachtet werden:
- Dokumentieren Sie den vollständigen Namen und die Adresse des Kunden, wenn möglich, auch das Geburtsdatum. Zum einen werden Personenverwechselungen vermieden und im Fall des Verschwindens des Schuldners wird hierdurch die Adressermittlung wesentlich erleichtert.
- Lassen Sie sich die E-Mail, Handy- und / oder Telefonnummer mitteilen, um gegebenenfalls direkt in Kontakt mit dem Vertragspartner treten zu können.
- Liefern Sie Waren? Sie sollten zwingend einen Eigentumsvorbehalt vereinbaren, so dass der Eigentumsübergang erst mit vollständiger Zahlung der Kaufsache stattfindet.
- Besteht Ihr Hauptgeschäft in der Anfertigung von Werken oder in der Erbringung von Dienstleistungen, ist es ratsam, bereits den Auftrag des Kunden schriftlich fixieren und unterschreiben zu lassen. Bei Abholung bzw.Entgegennahme der Leistung sollte dies ebenfalls durch eine Unterschrift dokumentiert werden.
- Bereits in Ihren Rechnungen sollte die Musterformulierung aufgenommen werden – „Der Rechnungsbetrag ist mit Zugang der Rechnung fällig. Wir weisen gemäß § 286 Abs. 3 BGB darauf hin, dass Sie auch ohne Mahnung automatisch in Verzug geraten, wenn Sie den Rechnungsbetrag nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang bezahlen.“
- Steht der Abschluss eines Vertrages mit einem neuen Geschäftspartner bevor, der einen hohes Auftragsvolumen zum Gegenstand hat, sollten Sie sich über die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit und die Zahlungsmoral informieren. Es stehen Ihnen hierzu zahlreiche Wirtschaftsauskunfteien zur Verfügung.
Diese präventiven Maßnahmen sind kostenlos bzw. mit geringem finanziellem Aufwand durchzuführen. Sollte es dann tatsächlich zum Forderungsausfall kommen, sind jede Informationen hilfreich.
